Ευρεία σύσκεψη προετοιμασίας πραγματοποιήθηκε την Τετάρτη 15 Σεπτεμβρίου 2021 στο Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη μεταξύ Ελληνικής και Κινεζικής αντιπροσωπείας για τις εκδηλώσεις και την τελετή αφής της Ολυμπιακής φλόγας ενόψει των Χειμερινών Ολυμπιακών Αγώνων που θα φιλοξενηθούν στο Πεκίνο το 2022.
Στη σύσκεψη από την ελληνική πλευρά προΐστατο ο Υφυπουργός Προστασίας του Πολίτη κ. Ελευθέριος Οικονόμου, από την κινεζική ο επιτετραμμένος της πρεσβείας της Λαϊκής Δημοκρατίας της Κίνας στην Αθήνα κ. Wang Qiang ενώ από την Ελληνική Ολυμπιακή Επιτροπή συμμετείχαν ο Πρόεδρος κ. Σπύρος Καπράλος και ο Γενικός Γραμματέας κ. Μανώλης Κολυμπάδης.
Στη σύσκεψη από την πλευρά της Ελληνικής Αστυνομίας συμμετείχε ο Αρχηγός Αντιστράτηγος Μιχάλης Καραμαλάκης και υψηλόβαθμοι αξιωματικοί ενώ από την Κινεζική ο ακόλουθος Άμυνας και αξιωματούχοι της πρεσβείας Αθηνών.
Στις αποφάσεις και το τελετουργικό, ελήφθη σοβαρά υπόψιν ο κίνδυνος του COVID και τα μέτρα προστασίας από αυτόν.
Το πρόγραμμα ορίσθη ως κάτωθι: Η αφή της φλόγας θα πραγματοποιηθεί στις 18 Οκτωβρίου 2021 στην Αρχαία Ολυμπία, χωρίς την συμμετοχή κοινού. Στη συνέχεια η φλόγα, μετά τη λαμπαδηδρομία, θα μεταφερθεί οδικώς στην Ακρόπολη, όπου και θα διανυκτερεύσει. Στις 19 Οκτωβρίου η φλόγα θα παραδοθεί στην Κινεζική αντιπροσωπεία, σε επίσημη τελετή στο Παναθηναϊκό Στάδιο και πάλι χωρίς την παρουσία κοινού, πέραν διακοσίων διαπιστευμένων ατόμων που θα αποτελούν τις επίσημες αντιπροσωπείες και από τις δυο πλευρές, αλλά και εκ μέρους της Ολυμπιακής Επιτροπής. Στη συνέχεια η φλόγα θα μεταφερθεί με ειδική πτήση charter από τον Διεθνή Αερολιμένα Αθηνών με προορισμό την διοργανώτρια πόλη του Πεκίνου.
Στη σύσκεψη μελετήθηκαν και αποφασίστηκαν τα επιχειρησιακά πλάνα και τα μέτρα ελέγχου και ασφαλείας σχετικά με τις ανωτέρω τελετές αλλά και την μεταφορά της Ολυμπιακής φλόγας.
